Töh Döh

Gesucht wird: Taskmanagementlösung für ein Team, dessen Mitarbeiter jeden Tag eine ganze Reihe von Aufgaben zu erledigen haben, von denen sie keine vergessen dürfen, die sich aber auch jeden Tag, abhängig vom Wochentag, ein wenig anders zusammensetzt. Dazu kommen noch einzelne Aufgaben, die nur einmal auftreten. Die Tasks sollen von einem Administrator verwaltet werden und von allen Mitgliedern des Teams gelesen, abgearbeitet und abgehakt werden können.

Klingt einfach, kann doch nicht so schwer sein, sowas zu finden, oder?

Von wegen. Mal ganz abgesehen davon, dass die gesuchte Lösung zwar so gut wie nichts kosten darf, aber den von meinem Arbeitgeber gesetzten Standards, vor allem in Sachen Betriebssicherheit und Datenschutz, genügen muss: Die üblichen Verdächtigen fliegen meist schon nach kurzer Prüfung raus, allen voran die hauseigene Groupware-Lösung, die an Komplexität in ihrer Bedienung nicht zu übertreffen ist und angesichts des Umfangs der täglichen Aufgabenliste einen bis zwei Mitarbeiter nur mit der Verwaltung der Liste full time beschäftigen würde (weshalb sie auch von den wenigsten im Hause genützt wird).

Das Killer-Argument ist dabei überraschenderweise die Sache mit den wiederkehrenden Tasks, zusammen mit der Gruppentauglichkeit. Die sind dem Google Aufgabenmanager ebenso fremd wie der belle du jour, Teuxdeux (der zu Ehren ich allerdings dieses Posting betiteln musste).

Bei meiner (naja, unserer – schließlich besteht das Team nicht nur aus mir) Suche sind wir derzeit bei drei Optionen angekommen:

  1. Remember The Milk, das – unter anderem wegen der wiederkehrenden Aufgaben – auch in meiner privaten Welt erst kürzlich wieder den Google Taskmanager verdrängt hat; mit etwas gedanklicher Flexibilität sollte man das Angebot so hinkonfigurieren können, dass es unseren Anforderungen genügt (mal von der Sache mit den Daten auf einem fremden Server abgesehen…). Leider versteht der im Team für die Sache Verantwortliche RTM nicht so richtig (oder er versteht es noch viel besser als ich und findet deshalb, dass es nicht das richtige ist) – jedenfalls will er mit RTM nichts zu tun haben.
  2. Taskwarrior ist ein open source-Projekt, auf das ich auf der wiederholten Suche mit dem Suchbegriff recurring task (wiederkehrende Aufgabe) aufmerksam wurde. Das Projekt sieht sich als den Versuch „to supercharge tasks“ und geht in vielen darin weiter, als wir es brauchen und gebrauchen können; die Berichts-Features beispielsweise könnten einen bundesdeutschen Arbeitnehmervertreter im Nullkommanix auf die Palme treiben. Zu den Vorteilen von Taskwarrior gehört, dass man es auf einem hauseigenen Server betreiben könnte, und dass zu seinen Entwicklern ein sehr freundlicher und hilfsbereiter Mensch (hallo Federico!) gehört. Zu den möglichen Nachteilen gehört, dass die Gruppentauglichkeit bisher nicht im Fokus der Entwickler stand – und dass die Sache bisher für ganz normale Menschen etwas schwer verdaulich aussieht, weil sie sich in einem Terminalfenster abspielt. Immerhin wollen wir unsere Anforderungen nochmal überarbeiten und den Entwicklern zur Prüfung schicken.
  3. Natürlich könnten wir auch dem ganz normalen Wahnsinn nachgeben und uns unser Taskmanagement selbst schreiben. Zu meinen Kollegen gehört ein PHP-Zauberer, in Sachen Projektdesign und -management habe ich eine gewisse Erfahrung, und sogar für die Sache mit den wiederkehrenden Tasks habe ich eine vielleicht etwas gusseiserne, aber funktionsfähige Lösung im Kopf. Aber – s.o. – sind wir denn wahnsinnig?
    Möglich.
Denn immerhin betreiben wir die Aufgabenverwaltung im Team derzeit mit einer Excel-Liste. Und es geht auch – irgendwie.