GTD – The Challenge

Vielleicht ist es ja wirklich das Alter. Mit 42 ist die erste Brille fällig, mit 47 die erste Knie-Operation – dann können der Zusammenbruch mit 49 und die Kur incl. Selbstanalyse mit 50 durchaus der Beweis dafür sein, dass der eigene Arbeitsspeicher nicht mehr ganz so leistungsfähig ist wie mit 20, dass es das Leben leichter machte, einfachere geistige Tätigkeiten wie das Merken zumindest teilweise anderen zu übertragen.

Es gibt Menschen, die sich für solche Zwecke Assistenten und/oder Sekretariate halten. Für den großen Rest von uns bleibt die Herausforderung, sich selbst zu organisieren. Eine solche Methode trägt das griffige Kürzel GTD – Getting Things Done (etwa: dafur sorgen, dass Dinge erledigt werden):

GTD basiert auf dem Prinzip, dass eine Person ihre anstehenden Tätigkeiten notiert und somit den Kopf frei hat für Wichtigeres. Diese Elemente werden in ein System eingepflegt. Das System liefert kontextbezogene Aufgabenlisten für den Alltag. Die Person soll sich somit auf die Erledigung ihrer Aufgaben konzentrieren können, ohne befürchten zu müssen, etwas zu vergessen. Diese Selbstmanagement-Methode soll effizientes und belastungsfreies Arbeiten ermöglichen. (Quelle: Wikipedia.org)

Klassische Methoden wie Notizzettel und dito -bücher mögen über Jahrhunderte hinweg ausgereicht haben. Einem, der Notizzettel braucht, um sich zu merken, wo all die Notizzettel liegen, auf denen wichtige Notizen sind, und der immer vergisst, Notizbücher von der einen in die andere Jackentasche umzustecken, reichen die klassischen Methoden nicht.

Für den Vertreter der Generation C(omputer) oder H(andy) ist wichtig, Informationen dort zu erhalten, wo er ist, und sie so zu erhalten, dass sie seine Aufmerksamkeit erreichen. Meine Arbeitsmittel sind – nicht lachen jetzt! – der Wecker, die Mailbox, das Telefon und, wenn ich am Schreibtisch sitze, die Arbeitsoberfläche des -puters. Ausgelagerte Information, wo auch immer sie lagert, muss mich dort, wo ich bin, wieder erreichen – möglichst ohne dass ich aktiv nach ihnen suchen müsste, denn dazu müsste ich mich ja schon daran erinnern, dass diese Information an einem bestimmten Ort auf  ich wartet. Minuspunkt für Notizzettel und Notizbuch.

Seit einigen Wochen, seit der Rückkehr aus der Auszeit, beschäftige ich mich mit der Aufgabe, mein berufliches und persönliches Leben nach dem GTD-Prinzip neu zu organisieren und damit zu erleichtern. In einer kleinen Reihe will ich in den nächsten Tagen die bisherigen Erkenntnisse aus dieser Beschäftigung darstellen.

  • Zeitorganisation
  • Informationsverwaltung
  • Aufgabenorganisation

sind die drei Hauptaufgaben, denen ich mich hier gegenübersehe. Anwenden will ich die gewonnenen Erkenntnisse auf mein (haupt-)berufliches Leben – und bin dabei vor allem auf die technische und organisatorische Infrastruktur meines Arbeitgebers angewiesen – und auf die Tätigkeiten vor Dienstbeginn und nach Feierabend, wo ich in der Wahl meiner Mittel erheblich freier bin.

Diese Voraussetzungen muss ich berücksichtigen:

  • Im Büro habe ich es mit einer vernetzten Windows-Umgebung zu tun. In der Wahl der Hilfsmittel bin ich relativ frei; die vorgegebenen Hilfsmittel machen jedoch am wenigsten Arbeit und bieten die größtmögliche Integration (vorausgesetzt, sie werden auch von allen genutzt, aber das ist eine ganz andere Frage).
  • Zuhause habe ich es mit Macs und den unendlichen, wenn auch längst nicht problemfreien Weiten des cloud computing zu tun.
  • Unterwegs habe ich ein iPhone, gelegentlich ein MacBook, manchmal ein Linux-Netbook und ganz selten auch ein Windows-Notebook meines Arbeitgebers bei mir. Die Cloud folgt mir natürlich auch auf Reisen.
  • Problemlose und, wenn’s geht, fehlerfreie Synchronisierung, möglichst wenig Doppeleingaben und minimierte Medienbrüche sind wünschenswert.

Über das grundlegende Tool müssen wir nicht lange reden: E-Mail gibt es im Büro, zuhause, unterwegs und, wenn’s sein muss (Hinweis: es muss nicht!) sogar im Bett. Entgegen früheren, auch an dieser Stelle geführten Glaubenskriegen ist es jedoch ziemlich wurscht, mit welchem Tool man die Urmutter aller heute noch genutzten Internet-Protokolle nutzt, ob man beispielweise auf dem Desktop oder im Web mailt. Wichtig ist, dass man einige Grundprinzipien bez. Sicherheit beachtet; darüber hinaus wählt man sich die Herangehensweise, die einem für die eigenen Bedürfnisse am besten passt. Für mich ist das – Ergebnis des Selbstfindungsprozesses in und nach der Auszeit – Lotus Notes im Job und die Applesche Mail-Architektur überall sonst. Warum? Weil beide, Notes und Apple Mail, in ihrer jeweiligen Umgebung noch die beste Integration mit anderen Diensten und Funktionen bieten. Sorry, Thunderbird, sorry, Open Source Software. Die Zeiten, als ich ein Hobby brauchte, sind vorbei.

Übrigens: Auch neuere Kommunikationsprotokolle (hallo, Twitter!) spielen eine Rolle bei der GTD-Challenge. Aber dazu später mehr.

In der nächsten Folge dieser Reihe geht es um Terminkalender, von der Einzelplatzlösung der achtziger (Papier) und neunziger (grässliche Papierimitate auf dem Desktop) Jahre zum vernetzten Kalender.

Stay tuned.

Update, 10 Stunden später: Die Statistik zeigt mir, dass ich in der Wahl meiner Mailumgebung doch eher zu einer Minderheit gehöre. Fein! (via vowe)