GTD – Getting Things Done

Hinweis: Dies ist der vierte und letzte Teil einer kurzen Reihe über meine Versuche, mein berufliches und auch sonst Leben besser zu strukturieren. Die hier vorgestellten Produkte und Dienste sind vielleicht nicht die besten von allen; ich komme aber am besten damit zurecht.

Volles Programm für diesen Beitrag: vier Kandidaten und ein Überraschungsgast – da hilft nur GTD-Software. Also anschnallen, rauchen einstellen, Tische hochklappen – here we go:

Sandy ist eine virtuelle Sekretärin. Sie sitzt in niemandes Vorzimmer, und sie geht auch nicht ans Telefon. Sie kommuniziert aber via E-Mail und – topaktuell – via Twitter mit ihren Chefs, und, für einen webbasierten GTD-Dienst wenig überraschend, natürlich lassen sich die ihr anvertrauten Termine und Aufgaben auch über ein Webinterface abfragen und verwalten.  Mit ihrer Art, zu kommunizieren, hat Sandy – zu deren Vätern und Müttern auch Blosxom-Autor Rael Dornfest gehört – eine meiner Hauptforderung an eine brauchbare GTD-Lösung schon erfüllt: Sie ist da, wo ich während der Arbeit auch bin – immer in der Nähe meiner Mailbox und meines Twitter-Clients. Über die comic(sans)hafte Anmutung von Sandys Emails kann man streiten, und außer Erinnerungen an Ereignisse und Aufgaben verschickt Sandy nichts, aber die Direktheit, mit der man mit Sandy interagiert, ist von bemerkenswerter Effizienz. Update am 2. Dezember: Sandy macht am 8.12. ihren Schreibtisch dicht; Rael Dornfest hat bei Twitter angeheuert und schließt seinen eigenen Laden.

Remember the Milk ist ebenfalls webbasiert, aber von ganz anderem Kaliber. Aufgaben können getaggt werden (OK, das kann Sandy auch), können mit Metadaten bis hin zum geotagging versehen werden, können freigegeben werden oder auch nicht, können priorisiert werden oder auch nicht, können in ein Zeitbudget einsortiert werden. Remember the Milk lässt sich nicht nur über die hauseigene Website nutzen, sondern auch – mittels verschiedener Plugins oder Clients – in einer Reihe von weiteren Umgebungen nutzen, vom eigenen GMail-Account bis zu Blackberry und iPhone. Erinnerungen schickt RTM, wie wir Fachleute (höh!) sagen, per Mail, SMS oder IM – und steht damit ebenfalls direkt auf meiner Aufmerksamkeitsschwelle.

Kommen wir zu den Desktop-Helfern beim Selbstorganisieren. Hier bin ich wieder ein wenig auf die Mac-Welt konzentriert – unter anderem, weil ich Windows nur im Dienst nutze und dort mit Lotus Notes zufrieden genug bin, um nicht nach einer anderen Lösung zu suchen und sie im Laden durchzusetzen (haben schon ganz andere versucht, das!). Windows-Nutzer können ja im überüberübernächsten Absatz weiterlesen.

OmniFocus
OmniFocus

OmniFocus ist ein Schwergewicht unter den GTD-Programmen für den Mac. Es stammt aus dem Hause Omni, das uns auch Outliner, Zeichenprogramme und den Mac-Browser OmniWeb gebracht hat. OmniFocus teilt die Welt ein in Projekte, Aufgaben und Kontexte, wobei ein Projekt aus mehreren Aufgaben bestehen kann und ein Kontext sowohl thematisch („Steuererklärung“), örtlich („zuhause“), technisch („auf meinem Mac“) als auch persönlich („Klaus“) gemeint sein kann. Das klingt abstrakt und ist es anfangs auch. Leben lässt sich damit allerdings gut.

OmniFocus gibt es für den Mac-Desktop und für das iPhone – und synchronisiert wird das ganze via, ahem, MobileMe, andere WebDAV-Dienste oder sogar über eine gemeinsame Freigabe. Anstehende Aufgaben drängen sich in den Vordergrund, erledigte Aufgaben werden abgehakt und archiviert. So stelle ich mit GTD vor.

Oder so ähnlich. Auftritt Things. Obwohl…

Things
Things

Things aus dem Hause Cultured Software aus Stuttgart (woher sonst?) geht noch ein, zwei Schritte weiter – im nächsten Jahr. Auf der MacExpo am 6. Januar soll die Desktop-Applikation Things offiziell veröffentlicht werden – was jetzt schon auf meinem Mac arbeitet, ist, wenn wir ehrlich sind, noch nicht einmal Beta. Sie nennen es „Preview“, und als solches sollte man es auch sehen.

Immerhin: Auch Things kennt Projekte und Aufgaben, und zusätzlich kennt es Bereiche und Personen, macht die abstrakten „Kontexte“ von OmniFocus also leichter be-greifbar. Anstehende Termine melden beide übrigens über ihre Dock- bzw. iPhone-Icons – wie ein Mailprogramm also auch. Noch aufdringlicher ginge es sicher, ist aber nicht nötig.

Ach ja, und einen iPhone-Client für Things gibt es auch, und es gibt ihn schon jetzt, und er macht einen fertigen Eindruck. Synchronisiert wird die Arbeitsflut zwischen Desktop und iPhone übrigens über WiFi – mit einer Ad-hoc-Verbindung. Und ich hatte immer gedacht, das sei eine eher theoretische Geschichte.

Ich sehe der endgültigen Version von Things jedenfalls gespannt entgegen – und dass Things nur etwas mehr als halb soviel kostet wie OmniFocus (50 statt 80 US-Dollar), wird dem Erfolg des Programms sicher nicht schaden. Mit dem Preview zu arbeiten, macht allerdings nur partiellen Spaß.

Womit wir diese Reihe mit einer kurzen Bewertung abschließen könnten – wenn da nicht noch ein Überraschungsgast wäre: Evernote, schon gestern an dieser Stelle vorgestellt, lässt sich nämlich – surprise! – ebenfalls als GTD-Tool einsetzen. An jede Notiz kann man ein Kästchen kleben, das man dann, wenn die Notiz erledigt ist, mit einem Häkchen, na? Richtig: abhaken kann. Zwar ist das mit dem automatischen Erinnern per Mail oder hunderttausend andere Dienste noch nicht mit eingebaut, aber dafür erlaubt Evernote, anders als Sandy oder Remember the Milk es tun, die so abzuhakenden Notizen in Ebenen zu verwalten, unterstützt also (mehr oder weniger) das Konzept mit Projekten und Aufgaben. Denn das ist, was ich an Remember the Milk (noch) vermisse: Ich kann zwar Aufgaben erfassen und verwalten, aber nicht unter Projekt-Überschriften zusammenfassen.

Was also werde ich nutzen, um meine Projekte und Aufgaben künftig ein wenig besser zu organisieren? (Hinweis: Dies ist die Frage, die mein Fazit einleitet!) Die Antwort habe ich mir hier, hinter den Kulissen von bluelectric.org, schon in den letzten Tagen gegeben. Denn diese kurze Reihe, die Ideen und die Gliederung dafür habe ich gleichermaßen mit Things und mit Evernote verwaltet. Und diese beiden sind bis auf weiteres derzeit die Tools meiner Wahl, zusammen mit WebDAV und den Apple-eigenen Kalendern und Mail-Programmen.

Klarstellung, zwei Tage später: Von den Desktop/iPhone-Anwendungen leuchtet mir Things mehr ein als OmniFocus – vielleicht auch, weil es jünger ist. Als einer, der grundsätzlich gerne in der Wolke arbeitet, hat aber auch Remember the Milk seine Wirkung auf mich.  Am liebsten wäre mir eine Kombi aus der Funktionsvielfalt von RTM und der Multiplattform-Strategie von Evernote (Windows-, Mac- und iPhone-Client plus eine brauchbare Webversion) – aber das gibt es wohl noch nicht.