GTD – Day by Day

Hinweis: Dies ist der zweite Teil einer kurzen Reihe über meine Versuche, mein berufliches und auch sonst Leben besser zu strukturieren. Die hier vorgestellten Produkte und Dienste sind vielleicht nicht die besten von allen; ich komme aber am besten damit zurecht.

Und wenn sie es noch so oft behaupten: GTD (Getting Things Done) ist nicht wirklich neu, höchstens die schicke Abkürzung ist es. Die Idee, Aufgaben und Verabredungen zu verwalten, indem man sich den Kram aufschreibt, geht zurück auf das Jahr Anno dunnemals (exakt nachgewiesen, das Datum!), und auch im Leben eines, der auszog, eben dieses Leben zu ordnen, spielen Terminkalender schon länger eine Rolle.

Eines hatten diese Terminkalender allerdings immer gemeinsam: Entweder erfuhren sie nichts von den vereinbarten Terminen (sprich: schlampig geführt), oder ihr unglücklicher Nutzer erfuhr nichts von den gespeicherten Terminen – weil der Schreibtischkalender eben genau da und nirgendwo anders war (und dann noch oft genug begraben unter Papierstapeln), weil das Notizbuch überall war, nur nicht in der eigenen Tasche, oder – einfach, aber tödlich – weil der Nutzer vergaß, nachzusehen, welchen Termin er gerade am Verpassen war.

Auftritt elektronische Terminkalender. Mit der Aufnahme der Arbeit für den jetzigen -geber trat der Lotus Organizer in mein Leben, ein auf jedem Arbeitsplatz-PC vorinstalliertes, in Design und Zuverlässigkeit hochnotpeinliches Ringbuchimitat aus den früheren 90ern, das (zumindest bei mir) zu korrupten Datenfiles neigte, und dessen eingebaute Mailschnittstelle (immerhin: Ansatz zu Kollaboration!) kein neueres Mailprogramm als Netscape 4.73 erkennen wollte. Ich denke, man sieht schon: Zwischen dem Organizer und mir war und ist keine Liebe. Da hilft es auch nicht, dass die Abteilungsleitung meint, diese Einzelplatzlösung zum Gruppen-Organizer zu machen, indem alle in die gleiche Kalenderdatei schreiben dürfen.

Nein, nein, nein. Da war es doch gut, dass Google irgendwann den Google Calendar veröffentlichte, eine AJAX-betonte Webgeschichte, die sich – im Gegensatz zu früheren, web-basierten Kalendern; hier sei nur der angeführt, den GMX 2004 anbot – leicht und flexibel bedienen ließ, und die sogar iCal unterstützte, womit das Verschicken und Annehmen von Einladungen, eine der grundlegenden Funktionen von kalendarischer Zusammenarbeit, möglich wurde. Noch schöner wurde die Sache, dass die Kalender (in der Mehrzahl) sich mit gSync, BusySync oder anderen Tools mit dem heimischen Kalender synchronisieren liessen, der sich dann dank der Mac-eigenen Maschinerie wiederum mit dem Handy-Kalender meines Nokia synchronisieren liess.

Da störte es nur peripher, dass die Synchronisierung gelegentlich in die Grütze ging und ich bis zu vier Male an unseren Hochzeitstag erinnert wurde. Immerhin besser als auch nur einmal zu wenig.

Ich schaffte es sogar, Kollegen ebenfalls vom Gebrauch des Google-Kalenders zu überzeugen. Das einzige Problem: Nun lagen Firmendaten dort, wo sie wirklich nicht liegen sollen: außerhalb der Firma (auch wenn man sich beherrschte und vertrauliche Daten nicht oder nur verrätselt eintrug). Zwar hat nie jemand gemeckert; ein gutes Gefühl war es aber nicht.

Und so landete man denn seufzend bei der inzwischen vom Arbeitgeber angebotenen Lösung: Lotus Notes. Prima Groupware-Funktionen, incl. Verfügbarkeitscheck, Erinnerungstools, Aufgabenliste – und auf jedem Arbeitsplatz am Arbeitsplatz verfügbar – incl. Webmail. Schade nur vielleicht, dass die veraltete Version auf meinem PC einem das Leben etwas sauer macht, indem sie recht umständlich zu bedienen ist…

Eine wichtige Anforderung an meine neue GTD-Welt erfüllt Notes nur bedingt: Ich will mein neu organisiertes Leben überall hin mitnehmen. Per Webclient kann ich zwar auf Notes zugreifen; einen permanenten Kalenderexport oder auch nur ein Export von Daten im .ics-Format (iCal) habe ich aber bisher noch nicht gefunden. Wenigstens versteht Notes ankommende iCal-Daten.

iCal, der OSX-Calender
iCal, der OSX-Calender

Umso zufriedener bin ich – seit dem Wechsel von Nokia zu iPhone und damit zu einer zwar proprietären, aber integrierten Umgebung – mit der Kalenderei zuhause und unterwegs.

Der OSX-hauseigene Kalender bringt im Grunde schon fast alles mit, was man für eine saubere GTD-Verwaltung braucht: Termin- ebenso wie eine einfache Aufgabenverwaltung (aber eben zu einfach für den einen oder anderen und für mich…), die Möglichkeit, mehrere Kalender zu führen (für die unterschiedlichen Farben in der Darstellung, wenn schon sonst für nix), leichtes Anlegen, Verschieben und Löschen von Terminen – und die Möglichkeit, Termine im iCal-Format zu verschicken und zu empfangen, was zwar nicht den Funktionsumfang einer voll ausgewachsenen Groupware erreicht, die gleich die Verfügbarkeit von Personen und Räumlichkeiten prüft, aber für den Hausgebrauch und innerhalb einer kleineren Organisation ausreicht.

iPhoneCal
iPhoneCal

Und die Togo-Fähigkeit? (Togo = to go, engl.)

Die ist – mittelbar, wie ich zugebe – auch gegeben. Das Apple-eigene iPhone beult inzwischen ja meine Taschen aus, und via, ahem, MobileMe synchronisieren sich der Unterwegs- und der Zuhausekalender (ahem, weil der Start des .Mac-Nachfolgers die – höhö – Mac-Ken von .Mac nicht etwa ausgebügelt, sondern zunächst verschlimmert hatte, aber es soll ja alles besser werden, und ist es auch schon).

Das schöne daran: Das iPhone habe ich – wie alle seine Vorgänger, die mich seit Einführung des D-Netzes im letzten Jahrtausend begleitet haben – so gut wie immer dabei. Und mit der Alarmfunktion des iPhone werde ich egal, wann und wo ich bin, zuverlässig daran erinnert, dass ich in 15 Minuten am anderen Ende der Stadt bei meinem nächsten Termin sein sollte.

Der Wermutstropfen heißt MobileMe. Zwar klappt das mit der Synchronisation via cloud inzwischen ganz gut (war auch nicht immer so); die Web-Ausgabe des Kalenders dagegen… Auf dem heimischen Mac, mit Firefox oder Safari, kann ich damit so leichtfüßig arbeiten wie seinerzeit mit dem Google-Kalender. Nur, dass ich die Web-Ausgabe auf dem heimischen Mac am allerwenigsten brauche. Unterweg, konkret: im Büro, auf einem Windows-Firefox und hinter einer strengen Firewall, friert mir der Kalender regelmäßig ein. Aber da habe ich ja meine Funkquatsche bei mir.

Und was nützt das dem bodenständigen Windows-Nutzer, der dies liest? Nicht viel, fürchte ich; er lebt in einer Welt, über die ich weniger und weniger weiß. Immerhin: Morgen, wenn es um Dateien- und Notizenaustausch geht, sind wir wieder plattformübergreifend und -neutral.

Stay tuned.